Minería de tareas, explicada

Parte del trabajo más automatizable en cualquier negocio nunca llega a un sistema central de una manera que deje un registro ordenado. Sucede en el escritorio: copiar cifras de una pantalla a otra, reformatear una hoja de cálculo, buscar algo y pegarlo en un correo electrónico, los pequeños pasos manuales que las personas repiten docenas de veces al día sin pensar. Debido a que este trabajo es invisible para los registros en los que se basa la minería de procesos, tiende a esconderse a plena vista. La minería de tareas es la práctica de buscar precisamente allí, en las acciones detalladas que las personas realizan en sus computadoras, para encontrar el trabajo manual repetitivo que está listo para la automatización.

Esta guía explica qué es la minería de tareas, en qué se diferencia de su primo más conocido, la minería de procesos, dónde agrega más valor y las consideraciones de privacidad que la convierten en una herramienta que debe manejarse con cuidado.

Qué analiza la minería de tareas

La minería de tareas se enfoca en el nivel granular y práctico del trabajo: los clics, las pulsaciones de teclas, la copia y el cambio entre aplicaciones que componen el día de alguien. Al observar estas acciones, puede identificar las secuencias repetitivas que las personas realizan una y otra vez, los pasos manuales que unen sistemas que no se comunican entre sí y las pequeñas ineficiencias que consumen horas silenciosamente. Este es un punto de vista diferente de la minería de procesos, que reconstruye el flujo general de trabajo entre sistemas a partir de sus registros. Donde la minería de procesos le da el mapa de todo el recorrido, la minería de tareas se enfoca directamente en lo que una persona realmente hace en cada escritorio a lo largo del camino.

Por qué es útil

El valor de la minería de tareas es que encuentra oportunidades de automatización que de otro modo se perderían. Gran parte del esfuerzo manual se encuentra en las brechas entre sistemas, en el copiar y pegar y volver a escribir que las personas hacen porque dos aplicaciones nunca se conectaron. Este trabajo rara vez aparece en cualquier mapa de procesos, sin embargo, en conjunto puede consumir una enorme cantidad de tiempo. Al revelar exactamente qué tareas repetitivas realizan más las personas, la minería de tareas le señala directamente el tipo de trabajo que la automatización maneja maravillosamente, las mismas tareas discutidas en la automatización de tareas repetitivas. También le brinda evidencia sobre cuánto tiempo lleva realmente una tarea, para que pueda juzgar si automatizarla vale la pena el esfuerzo.

La línea de privacidad que no puedes ignorar

Debido a que la minería de tareas observa lo que las personas hacen en sus computadoras, plantea problemas reales de privacidad y confianza que deben manejarse abiertamente. Observar la actividad individual puede parecer vigilancia, y si se hace en secreto o se utiliza para monitorear y juzgar a las personas, generará resentimiento y dañará la confianza. El enfoque responsable es ser transparente sobre lo que se está haciendo y por qué, centrarse en comprender las tareas en lugar de examinar a las personas, e idealmente, observar la actividad en conjunto en lugar de señalar a individuos. Utilizada para encontrar trabajo que vale la pena automatizar, con las personas involucradas informadas y de acuerdo, la minería de tareas es una herramienta útil; utilizada como un monitor encubierto de productividad, es corrosiva. Mantenerla firmemente en el lado correcto de esa línea es parte de tratar al personal de manera justa a través de cualquier esfuerzo de automatización, lo que se conecta con una buena gestión del cambio.

Usándola bien

Aborde la minería de tareas como una forma de comprender y mejorar el trabajo, no de controlarlo. Sea abierto con su equipo, explique que el objetivo es eliminar el tedioso esfuerzo manual en lugar de observarlos, e involúcrelos en lo que encuentre. Utilice los conocimientos para automatizar las tareas repetitivas que salgan a la luz, liberando a las personas de la misma monotonía que reveló el ejercicio. Combinado con la minería de procesos para una visión más amplia, le brinda una vista completa: el flujo general de trabajo y la realidad detallada de cómo se realiza. Utilizada de esta manera, con honestidad y un propósito claro, la minería de tareas descubre una capa de trabajo automatizable que generalmente permanece oculta, convirtiendo el trabajo ocupado invisible en una lista clara de oportunidades. Si desea ayuda para encontrar y automatizar el trabajo manual oculto en su negocio, nuestro equipo estará encantado de ayudarle.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Gartner. "Minería de tareas." gartner.com.
2. Deloitte. "Automatización inteligente." deloitte.com.