Automatización: victorias rápidas para empezar

Jazmie Jamaludin

La automatización puede parecer un proyecto que necesita presupuesto, un comité y un plan de seis meses. No tiene por qué ser así. La forma más rápida de generar impulso es encontrar algunas tareas pequeñas y molestas y automatizarlas esta semana. Las victorias rápidas logran dos cosas a la vez: liberan tiempo de inmediato y generan la confianza y la buena voluntad que hacen posibles proyectos más grandes más adelante.

Esta guía es una lista práctica de victorias rápidas de automatización con las que casi cualquier empresa puede empezar. Ninguna de ellas necesita un equipo técnico. Todas resuelven una irritación real y cotidiana. Elige una, pruébala y deja que el resultado te genere el apetito por la siguiente.

Qué hace una buena victoria rápida

Una buena primera automatización comparte tres características. Es algo que haces a menudo, por lo que el tiempo ahorrado se acumula rápidamente. Sigue reglas claras, por lo que el software puede manejarla de manera fiable. Y es de bajo riesgo, por lo que un error cuesta poco mientras aprendes. Evita empezar con un proceso complejo y de alto riesgo; así es como las buenas intenciones se convierten en historias de advertencia. La filosofía suave de "empezar poco a poco" detrás de la automatización para pequeñas empresas es exactamente la mentalidad correcta.

Las pequeñas victorias construyen un gran impulso
La mayoría de los programas de automatización exitosos comienzan con un puñado de pequeñas victorias que demuestran el valor antes de que alguien se comprometa con algo grande.
Fuente: McKinsey & Company

Victorias rápidas con las que vale la pena empezar

Respuestas automáticas y seguimientos

Un acuse de recibo instantáneo a cada consulta, un recordatorio antes de una cita, un agradecimiento después de una compra. Son fáciles de configurar e inmediatamente mejoran la sensación de capacidad de respuesta hacia los clientes. Es la puerta de entrada a una automatización más completa del correo electrónico y las comunicaciones más adelante.

Programación sin idas y venidas

Reemplaza el interminable "tenis" de correos electrónicos para programar una reunión con un enlace de autoservicio que respete tu calendario. Es una de las victorias rápidas más satisfactorias porque el dolor que elimina es muy familiar, y conduce naturalmente a la automatización de la programación y los calendarios en todo el equipo.

Mover datos entre herramientas

Un nuevo envío de formulario que debería crear un contacto. Una venta que debería activar una tarea. Conectar dos herramientas para que la información fluya automáticamente elimina una gran cantidad de aburrido copiar y pegar, el mismo alivio que hace que la automatización de la entrada de datos sea tan valiosa. Una plataforma sin código facilita enormemente estas conexiones.

Cinco victorias rápidas clasificadas por esfuerzo
Victoria rápida Esfuerzo Beneficio
Respuestas automáticas Muy bajo Respuesta más rápida
Enlaces de reserva Bajo No más "tenis" de correos electrónicos
Sincronización entre herramientas Bajo No más copiar y pegar
Informes recurrentes Medio Horas recuperadas cada mes
Recordatorios de facturas Medio Pago más rápido

Informes y recordatorios recurrentes

Si elaboras el mismo informe cada semana o mes, automatízalo. Lo mismo ocurre con los recordatorios de facturas, suaves empujones para facturas impagadas que mejoran discretamente tu flujo de caja sin una incómoda llamada telefónica. Ambas son tareas de informes y recordatorios que te recompensan en cada ciclo.

Cómo hacer que tu victoria rápida se mantenga

Elige una tarea, configúrala y obsérvala durante una semana antes de añadir la siguiente. Resiste la tentación de automatizar diez cosas a la vez; una sola victoria fiable te enseña más que diez experimentos a medio terminar. Lleva una nota simple del tiempo que cada una ahorra, para que el valor sea visible cuando decidas qué abordar a continuación. Y aprende de los errores comunes de automatización que cometen otros, principalmente automatizar un proceso defectuoso o omitir la verificación humana en cualquier cosa que importe.

A dónde conducen las victorias rápidas

El objetivo de las victorias rápidas no es solo el tiempo que ahorran hoy. Es la confianza que construyen y el apetito que crean para abordar procesos más grandes y valiosos una vez que tienes pruebas de que la automatización funciona para ti. Cuando estés listo para pasar de victorias rápidas dispersas a un plan coherente, un enfoque estructurado de automatización de procesos de negocio es el siguiente paso natural, y estaremos encantados de ayudarte a trazarlo.

Preguntas frecuentes

¿Necesito habilidades técnicas para esto?+
No. La mayoría de las victorias rápidas utilizan funciones integradas de herramientas que ya tienes o una plataforma sin código amigable que conecta aplicaciones con reglas simples. Si puedes rellenar un formulario, puedes configurar tu primera automatización.
¿Cómo elijo la primera?+
Elige la tarea que más te molesta y que haces con frecuencia. La frecuencia y la irritación son buenas guías, porque la recompensa es inmediata y motivadora. Mantenlo de bajo riesgo para que un error cueste poco mientras aprendes.
¿Debo automatizar varias cosas a la vez?+
Empieza con una. Una única automatización fiable te enseña más que varias a medio construir, y te da un resultado claro sobre el que construir confianza. Añade la siguiente solo una vez que la primera funcione sin problemas.
¿Qué pasa si la victoria rápida no ahorra mucho tiempo?+
Esa es información útil. Puede que signifique que la tarea era más rara de lo que parecía, o que no era adecuada para la automatización. Anótalo, sigue adelante e intenta otra. El objetivo de las victorias rápidas es aprender rápido a bajo costo.

Referencias

  1. McKinsey & Company. "La automatización y el futuro del trabajo." mckinsey.com.
  2. Forrester. "Investigación sobre la adopción de la automatización." forrester.com.
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