Parámetros de referencia del retorno de la inversión de la automatización: qué es lo ideal

Una vez que haya automatizado algunos procesos, surge una pregunta natural: ¿es esto realmente bueno? Ahorró algunas horas, redujo algunos errores, pero ¿en comparación con qué? Sin una idea de cómo son los resultados sólidos, es difícil saber si lo está haciendo bien, si está dejando valor sobre la mesa o si le están vendiendo discretamente una herramienta de bajo rendimiento. Los puntos de referencia le dan esa vara de medir.

Esta guía expone cómo suelen ser los buenos resultados de automatización, por qué los puntos de referencia deben usarse con cuidado y cómo juzgar su propio programa honestamente en lugar de halagarlo. El objetivo no es un número mágico único, sino un marco sensato para preguntar si su automatización realmente vale la pena.

Por qué los puntos de referencia ayudan y por qué engañan

Los puntos de referencia son útiles porque convierten una sensación vaga en una comparación. Son peligrosos porque cada negocio es diferente, y un número sacado del contexto de otra persona puede hacer que persiga el objetivo equivocado. Un punto de referencia es un punto de partida para una conversación, no un veredicto. Trate cualquier cifra que lea, incluidas las siguientes, como una guía aproximada de la forma de los buenos resultados, no como una promesa. La forma honesta de usarlos es medir su propia línea de base primero, luego observar su propia tendencia y usar números externos solo para verificar si está en un rango razonable. Esta es la misma disciplina que hace que medir el ROI de la automatización sea significativo en lugar de teatral.

Cómo suelen ser los buenos resultados

En programas de automatización bien gestionados, se repiten algunos patrones. Ninguno es una garantía, pero juntos esbozan cómo es el éxito.

Tiempo ahorrado en la tarea objetivo

Para una tarea genuinamente repetitiva y basada en reglas, una automatización sólida a menudo elimina la gran mayoría del tiempo de manejo manual. Si automatiza algo y solo recorta una pequeña parte, o bien el proceso no era adecuado o la implementación es débil. Los grandes ahorros de tiempo en la tarea correcta son la señal más clara de éxito, por lo que elegir las tareas repetitivas adecuadas es tan importante.

Tasas de error cayendo bruscamente

La automatización debería reducir drásticamente los errores en el trabajo estructurado, porque el software no se cansa ni se distrae. Si su tasa de error apenas se mueve, el proceso puede tener demasiadas excepciones para automatizarse limpiamente, o puede necesitar la capa de juicio que proporciona un enfoque de procesamiento inteligente de documentos.

Retorno de la inversión en un período sensible

Una automatización saludable generalmente recupera su costo en meses, no en años, especialmente para tareas de alto volumen. Si la recuperación se extiende mucho en el futuro, pregúntese si la tarea tiene un volumen lo suficientemente alto como para justificar el esfuerzo, o si un enfoque sin código más barato cambiaría los números.

Adopción, el punto de referencia que la gente olvida

Una automatización técnicamente exitosa que nadie utiliza ha fracasado. Uno de los puntos de referencia más reveladores es simplemente si el personal confía en la nueva forma de trabajar o vuelve discretamente a la antigua. Una alta adopción es la diferencia entre una herramienta que funciona y una que acumula polvo, por lo que la gestión del cambio merece tanta atención como la tecnología.

Cómo juzgar su propio programa

Comience midiendo la línea de base antes de automatizar: el tiempo, la tasa de error, el costo del proceso actual. Sin eso, cualquier afirmación posterior de mejora es una conjetura. Después de automatizar, compare primero con su propia línea de base, luego mire las cifras externas solo para verificar que está en un rango razonable. Cuente el costo total, no solo la licencia: la configuración, el mantenimiento y la supervisión pertenecen a la suma. Y mire más allá del proceso único para ver si todo el programa está compuesto, que es donde un centro de excelencia en automatización le ayuda a ver el panorama general.

Usar puntos de referencia sin dejarse engañar

La mentalidad más saludable es la curiosidad, no la ansiedad por la comparación. Si sus números no cumplen con lo que se considera bueno, es un motivo para preguntar por qué, no una razón para desesperarse. Tal vez la tarea no era adecuada. Tal vez la adopción es baja. Tal vez la implementación necesita trabajo. Los puntos de referencia son más valiosos cuando le impulsan a mejorar algo específico. Si desea una segunda opinión sobre si su automatización funciona como debería, estaremos encantados de revisarla con usted.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Deloitte. "Encuestas de automatización y automatización inteligente." deloitte.com.
2. McKinsey & Company. "El estado de la automatización." mckinsey.com.