Automatización de la gestión de gastos

Pocas tareas son tan universalmente impopulares como la gestión de gastos. Alguien saca un recibo arrugado de la cartera semanas después de un viaje, entrecierra los ojos ante un total descolorido, lo introduce en un formulario, adjunta una foto borrosa y lo envía. Un gerente que no tiene forma real de verificarlo hace clic en aprobar. Finanzas lo vuelve a introducir. Multiplique eso por cada empleado, cada mes, y tendrá un proceso que desperdicia horas, frustra a todos y permite que se cometan errores y, ocasionalmente, fraudes.

La gestión de gastos es ideal para la automatización precisamente porque es muy repetitiva y está sujeta a reglas. Esta guía explica cómo funciona el procesamiento automatizado de gastos, qué cambios implica para el personal y el departamento de finanzas, y cómo introducirlo sin que las personas se sientan vigiladas.

Por qué los gastos manuales son peores de lo que parecen

El costo visible de los gastos es el dinero reembolsado. El costo oculto es todo lo que lo rodea. Los estudios de operaciones financieras encuentran regularmente que procesar un solo informe de gastos a mano toma un número sorprendente de minutos una vez que se cuenta al empleado, al aprobador y al equipo de finanzas, y que una parte significativa de los informes contiene errores que deben corregirse. Agregue el retraso, las reclamaciones esperando semanas y la falta de visibilidad en tiempo real, y tendrá un proceso lento, molesto y ciego.

Cómo es la gestión automatizada de gastos

La automatización redefine todo el proceso, desde la compra hasta el reembolso. Un empleado fotografía un recibo y el sistema lee automáticamente el comercio, la fecha, el importe y los impuestos, un uso práctico del procesamiento inteligente de documentos. El reclamo se categoriza, se verifica según la política y se envía para su aprobación solo si es necesario. Cualquier cosa dentro de las reglas se puede aprobar automáticamente, lo que se conecta perfectamente con los flujos de trabajo de aprobación automatizados.

Captura sin teclear

El mayor alivio para el personal es el fin de la entrada manual de datos. Se toma una foto y los detalles aparecen. Las tarjetas corporativas ingresan las transacciones directamente, por lo que muchos gastos nunca necesitan una foto de recibo. Este es el mismo cambio de la escritura a mano que hace que la automatización de la entrada de datos sea tan valiosa en toda la empresa.

Controles de política integrados

Las reglas que solían figurar en un manual olvidado se convierten en controles en tiempo real. Un gasto que supera un límite, un recibo que falta, un reclamo duplicado, una categoría que necesita aprobación adicional, el sistema detecta estas situaciones a medida que ocurren y las explica en un lenguaje sencillo. La gente aprende la política usando la herramienta, en lugar de descubrirla cuando se rechaza un reclamo.

Reembolso e informes

Los reclamos aprobados se transfieren directamente a las nóminas o a los pagos y a las cuentas, lo que está estrechamente relacionado con la automatización de la facturación y los pagos. Igual de importante es que el departamento de finanzas obtiene una vista en tiempo real de los gastos por equipo, categoría y proyecto, en lugar de una imagen que siempre está semanas desactualizada. Integrar eso en su análisis convierte los gastos de una tarea tediosa en una fuente de información sobre costos.

Detección de errores y fraudes, con suavidad

Los sistemas automatizados detectan discretamente duplicados, gastos fuera de política y patrones inusuales. Esto no se trata de tratar al personal como sospechosos. La mayoría de los errores son honestos, una doble presentación o una categoría incorrecta. Detectarlos a tiempo mantiene los libros limpios y protege a los empleados honestos de conversaciones incómodas más adelante. Para los raros casos deliberados, los controles consistentes son un disuasivo mucho mejor que las auditorías manuales ocasionales. El mismo cuidado en el acceso y los datos sensibles que se aplica a cualquier sistema automatizado que maneja información privada también se aplica aquí.

Implementación sin fricciones

Los gastos son personales, la gente gasta su propio dinero y espera que se lo devuelvan, por lo que la implementación es importante. Destaque el beneficio para el personal: reembolso más rápido y no más acumulación de recibos. Mantenga la política lo suficientemente simple como para automatizarla; si una regla necesita un párrafo de excepciones, simplifique la regla. Comience con un solo equipo, a menudo una herramienta sin código o lista para usar es suficiente, y el camino gradual que recomendamos para la automatización de pequeñas empresas encaja bien. Evite los clásicos errores de automatización de automatizar una política defectuosa o omitir la capacitación del personal.

Saber que está funcionando

Observe el tiempo desde el reclamo hasta el reembolso, la proporción de reclamos aprobados automáticamente y la tasa de error. Si el personal recibe el pago más rápido y finanzas dedica menos tiempo a perseguir, el cambio es real, y puede incorporar esas ganancias a su caso más amplio de ROI de la automatización. Si desea ayuda para elegir e implementar un sistema, estaremos encantados de ayudarle a planificarlo.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Global Business Travel Association. "Expense reporting research." gbta.org.
2. Deloitte. "Finance operations and automation." deloitte.com.