Automatización de la entrada de datos

Pocas tareas son tan universalmente detestadas, o tan silenciosamente costosas, como la entrada de datos. Alguien lee una cifra de un documento y la escribe en otro. Copian detalles de un correo electrónico a un sistema. Reintroducen la misma información en tres herramientas diferentes porque ninguna de ellas se comunica entre sí. Es lento, es tedioso, y como los humanos no están hechos para horas de transcripción repetitiva, es sorprendentemente propenso a errores. La buena noticia es que la entrada de datos también es una de las cosas más fáciles y gratificantes de automatizar, lo que la convierte en un primer proyecto casi perfecto para cualquier negocio que se adentre en la automatización.

Esta guía explica cómo funciona la automatización de la entrada de datos, los problemas de precisión y excepción a tener en cuenta, y cómo empezar con una victoria rápida que libere a su gente de uno de los trabajos más aburridos que existen.

Cómo funciona la automatización de la entrada de datos

En su forma más simple, automatizar la entrada de datos significa dejar que el software haga la lectura, el movimiento y la escritura que una persona haría manualmente. Las herramientas modernas pueden extraer información de documentos como facturas y formularios, extraer los campos relevantes y colocarlos en el sistema correcto, todo sin que un humano introduzca nada. Para documentos estructurados, esto puede ser muy preciso, y para documentos más desordenados, la IA moderna puede leer e interpretar mucho mejor de lo que podían las herramientas antiguas. El lado de la lectura de documentos de esto se superpone directamente con el procesamiento inteligente de documentos, y la capacidad subyacente para reconocer patrones en el texto se basa en el aprendizaje automático.

Por qué es una candidata tan buena

La entrada de datos cumple todos los requisitos para la automatización. Es repetitiva y basada en reglas, el tipo de trabajo en el que el software sobresale. En muchos negocios, su volumen es alto, por lo que el tiempo ahorrado se acumula rápidamente. Y debido a que la transcripción manual es tan propensa a errores, automatizarla a menudo mejora la precisión al mismo tiempo que la velocidad, ya que un proceso bien construido no se cansa ni se distrae en la centésima entrada como lo hace una persona. Esta combinación de beneficio obvio y bajo riesgo es exactamente la razón por la que la entrada de datos es a menudo el punto de partida recomendado, el tipo de victoria clara que se discute en la automatización de tareas repetitivas. También es frecuentemente donde el minería de tareas apunta primero, ya que gran parte del esfuerzo manual oculto reside en copiar datos entre sistemas.

Qué tener en cuenta

Incluso una automatización sencilla merece un poco de cuidado. Lo principal a gestionar son las excepciones: el documento que no se ajusta al formato esperado, el caso inusual para el que la automatización no fue diseñada, la cifra que parece incorrecta. Una buena automatización de entrada de datos maneja la mayoría limpia por sí misma y marca los casos problemáticos para un humano en lugar de adivinar, para que la precisión se mantenga alta. También vale la pena verificar los resultados, especialmente al principio y sobre todo para cualquier cosa importante, ya que un pequeño error de extracción repetido en miles de registros es un problema propio. Cuando los datos alimentan finanzas u otras áreas sensibles, se aplica la misma precaución que para los agentes de IA para finanzas: deje que la automatización haga el trabajo pesado, pero mantenga una verificación humana donde los riesgos lo justifiquen.

Para empezar

Debido a que la automatización de la entrada de datos es de bajo riesgo y alta recompensa, es un lugar ideal para comenzar. Elija una tarea repetitiva de entrada de datos que consuma tiempo real, como introducir los detalles de las facturas en su sistema contable o trasladar los envíos de formularios a una base de datos. Automatice esa tarea, mantenga una verificación humana de la salida hasta que confíe en ella, maneje las excepciones de manera sensata y mida el tiempo ahorrado y los errores evitados. La victoria suele ser inmediata y obvia, lo que la convierte en un primer paso que genera confianza y le enseña cómo funciona la automatización en su negocio antes de abordar algo más ambicioso. Libere a su gente de volver a introducir la misma información una y otra vez, y les devolverá horas para un trabajo que realmente necesita un humano, al tiempo que mejora silenciosamente la precisión.

Si desea ayuda para automatizar la entrada de datos en su negocio, nuestro equipo estará encantado de ayudarle.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. McKinsey & Company. "Potencial de automatización." mckinsey.com.
2. Deloitte. "Automatización inteligente." deloitte.com.