Automatización de flujos de trabajo de aprobación

Las aprobaciones son el lugar donde el buen trabajo espera. Una compra necesita la aprobación de un gerente, por lo que permanece en una bandeja de entrada. Un contenido necesita revisión, por lo que se estanca debido a una agenda ocupada. Un gasto necesita autorización, y la persona que puede hacerlo está de vacaciones sin nadie que la cubra. El trabajo en sí está bien; el problema es la aprobación, perdida en la fricción de encontrar a la persona adecuada, llamar su atención y perseguirla cuando no sucede nada. La automatización de los flujos de trabajo de aprobación elimina esa fricción, dirigiendo cada solicitud al aprobador correcto, solicitando su atención y registrando la decisión, de modo que la aprobación se produce rápidamente y nada desaparece en un agujero negro.

Esta guía explica cómo funciona la automatización de aprobaciones, el equilibrio entre velocidad y control, y cómo configurarla para que las aprobaciones dejen de ser un cuello de botella sin perder la supervisión que deben proporcionar.

Cómo funciona la automatización de aprobaciones

Un flujo de trabajo de aprobación automatizado toma una solicitud y la mueve a través del camino correcto por sí solo. Cuando algo necesita aprobación, el sistema identifica quién debe aprobarlo, se lo envía con los detalles relevantes, le pide que actúe si no responde y registra la decisión una vez que lo hace. Si la aprobación debe pasar por varias personas, dirige la solicitud de una a la siguiente en orden. El solicitante puede ver el estado de las cosas en lugar de preguntarse, y nada queda olvidado en una bandeja de entrada. Esta es una aplicación clásica de la automatización de flujos de trabajo, y se integra perfectamente en la automatización de procesos de negocio.

Velocidad sin perder el control

La preocupación instintiva sobre la automatización de las aprobaciones es que podría debilitar el control, pero bien hecha lo fortalece. La automatización no elimina la decisión humana; dirige la solicitud a la persona adecuada y espera su sí o no genuino. Lo que elimina es la fricción y el retraso, no la supervisión. De hecho, un flujo de trabajo automatizado generalmente mejora el control, porque cada decisión se registra con un rastro claro, nada se escapa sin aprobar y se puede ver exactamente el estado de cualquier solicitud. Este es el mismo principio que mantiene a una persona a cargo de manera significativa en la automatización con intervención humana: la máquina maneja el enrutamiento, el humano toma la decisión.

Diseñarlo bien

Algunas elecciones hacen que la automatización de las aprobaciones funcione sin problemas. Decida quién debe aprobar qué y establezca reglas sensatas para que las solicitudes simples y de bajo valor puedan aprobarse fácilmente, mientras que las de alto valor reciban el escrutinio que merecen, el mismo instinto basado en el riesgo que se encuentra en un buen enfoque de gobernanza. Incluya cobertura para que un aprobador ausente no congele el proceso, con un suplente o una ruta de escalada. Y mantenga la experiencia fácil para los aprobadores, ya que un sí o no con un solo clic con los detalles relevantes a mano obtiene decisiones más rápidas que un formulario engorroso. Cuando las aprobaciones afectan el gasto, esto se conecta directamente con la automatización de facturación y pagos, donde la aprobación es un control clave.

Primeros pasos

Busque el proceso de aprobación que cause más retraso o frustración, y comience por ahí. Defina quién debe aprobar, en qué orden y bajo qué reglas, luego automatice ese flujo para que las solicitudes se dirijan solas, se avise a los aprobadores y se registre cada decisión. Mantenga la decisión humana firmemente en su lugar; está automatizando el movimiento, no el juicio. Mida cuánto más rápido se produce la aprobación y cuánto menos seguimiento se necesita. La recompensa es doble: el trabajo deja de estancarse en el limbo de la aprobación, y su supervisión realmente mejora gracias al rastro claro. Las aprobaciones nunca tuvieron la intención de ser un cuello de botella, solo un control, y la automatización les permite ser exactamente eso, un control rápido y confiable en lugar de una fuente de retraso. Si desea ayuda para automatizar sus flujos de trabajo de aprobación, nuestro equipo estará encantado de ayudarle.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Gartner. "Automatización de flujos de trabajo." gartner.com.
2. McKinsey & Company. "Automatización de procesos." mckinsey.com.