Presentaciones y Diapositivas Consistentes con la Marca

Imagínese esto: una jefa de ventas abre su laptop cinco minutos antes de una gran presentación, descarga la presentación del último trimestre, cambia algunos números y presiona "presentar". Las diapositivas funcionan, la historia impacta, el trato avanza. Pero en algún lugar de la audiencia, un prospecto perspicaz nota que el logotipo se ve ligeramente aplastado, la fuente del título es la que todos tienen en su computadora y la diapositiva once tiene un tono de azul completamente diferente al de la diapositiva diez. Nada de esto arruina la reunión. Todo esto, sin embargo, erosiona silenciosamente la impresión de que esta es una empresa que cuida los detalles.

Las presentaciones son una de las piezas más compartidas y menos reguladas de una marca. Las diapositivas vuelan entre equipos, se reenvían a clientes, terminan en capturas de pantalla en redes sociales y viven para siempre en las bandejas de entrada. Sin embargo, a menudo se construyen a toda prisa por quien esté libre, con cualquier plantilla que encuentren primero. Esta guía explica cómo hacer que sus presentaciones se sientan inconfundiblemente suyas, siempre, sin convertir a cada presentador en un diseñador.

Por qué las presentaciones merecen una atención real a la marca

Es tentador tratar las diapositivas como desechables. Suelen crearse para una sola reunión y rara vez se pulen como lo haría un sitio web o un folleto impreso. Pero una presentación a menudo recibe una atención más concentrada que casi cualquier otro punto de contacto. Cuando usted presenta, la gente mira una diapositiva durante uno o dos minutos sin nada más compitiendo por su atención. Eso es algo raro y valioso.

La coherencia entre esas diapositivas cumple una función real. Señala competencia, facilita seguir su material y refuerza discretamente quién es usted. La misma lógica que impulsa la coherencia de marca en todos los canales se aplica aquí: cuando las señales visuales se mantienen estables, la audiencia dedica su energía mental a su mensaje en lugar de descifrar un nuevo diseño en cada diapositiva.

Empiece con una plantilla maestra, no con una diapositiva en blanco

Lo más eficaz que puede hacer es proporcionar a todos una plantilla adecuada desde la que empezar. No una carpeta de presentaciones antiguas para copiar, sino un archivo maestro vivo con la estructura ya incorporada: una diapositiva de título, divisores de sección, un diseño de contenido estándar, una diapositiva para datos, una diapositiva de cierre y una diapositiva para datos de contacto.

La mayoría de los programas de presentación permiten construir estos diseños como plantillas reutilizables (a veces llamadas diapositivas maestras). Cuando un diseño está bien configurado, el logotipo se sitúa en el mismo lugar cada vez, el titular utiliza la fuente correcta con el tamaño adecuado y los colores están bloqueados a su paleta. Los presentadores añaden sus palabras y el diseño se encarga de sí mismo. Esta es la misma lógica detrás de cualquier buen sistema de reglas de guía de estilo de marca: definirlo una vez, aplicarlo en todas partes.

Qué incluye una buena plantilla de presentación

Una plantilla debe ser lo suficientemente generosa para cubrir situaciones reales, pero lo suficientemente ajustada para mantener la coherencia. Piense en las diapositivas que la gente realmente necesita: una apertura impactante, una diapositiva que presente un problema, otra que proponga una solución, algunas que contengan datos o citas, y un cierre contundente. Si los presentadores rompen constantemente la plantilla para adaptar el contenido, la plantilla es demasiado rígida. Si cada presentación se ve drásticamente diferente, es demasiado laxa.

Los componentes básicos de una diapositiva de marca

Cada presentación de marca se basa en un puñado de decisiones tomadas de forma consistente. Si se hacen bien, casi cualquier diapositiva parecerá suya.

Fuentes: el delator silencioso

La tipografía es la forma más rápida en que una presentación se desvía de la marca. Un presentador crea diapositivas en una máquina que tiene sus fuentes, envía el archivo a un colega que no las tiene, y cada titular vuelve silenciosamente a una fuente de sistema genérica. La solución es sencilla: incruste sus fuentes en el archivo siempre que el software lo permita, y elija alternativas sensatas para cuando no lo haga. Si su marca utiliza una fuente que es difícil de compartir, una alternativa cercana y disponible de forma gratuita para las presentaciones es un compromiso perfectamente razonable.

Color: bloquee la paleta, no la adivine

Nada revela una presentación hecha con prisas como tres azules diferentes que son casi, pero no exactamente, iguales. Cargue sus valores de color exactos en la plantilla como colores temáticos para que los presentadores hagan clic en una muestra en lugar de adivinar. Sea disciplinado: un par de colores de acento son muy útiles y el espacio en blanco es su amigo. Los principios de nuestra guía para construir un sistema completo de colores de marca se aplican directamente a las diapositivas.

Diseñe diapositivas para la última fila

Una presentación tiene una función que la página no tiene: debe ser legible desde el otro extremo de una sala, a menudo en un proyector que difumina los contrastes sutiles, a veces por personas que la ven a medias en una videollamada. Esto cambia la forma de diseñar. Letra más grande. Menos palabras. Una idea clara por diapositiva. Si una diapositiva necesita un párrafo para explicarla, ese párrafo pertenece a sus palabras habladas o a un documento de seguimiento, no a la pantalla.

Un hábito útil es la prueba de un vistazo. Coloque una diapositiva, mire hacia otro lado, vuelva a mirar y vea qué tan rápido capta la idea. Si tarda más de un par de segundos, está demasiado recargada. Las audiencias no pueden leer y escuchar al mismo tiempo, por lo que cada palabra que compite con su voz es una palabra que juega en su contra.

Haga que las diapositivas de datos se ganen su lugar

Los gráficos y las tablas son el fin de las presentaciones. El instinto es volcar todo, pero una diapositiva de datos de marca hace lo contrario: muestra un hallazgo claramente, usa los colores de su marca para resaltar el punto y elimina las líneas de cuadrícula, las leyendas y los decimales que nadie necesita en una reunión en vivo. Si se disculpa por una diapositiva recargada antes de siquiera explicarla, esa es su señal para simplificar.

Mantener las presentaciones coherentes en todo el equipo

Una persona puede mantenerse fiel a la marca por pura fuerza de voluntad. Un equipo de veinte no puede. Aquí es donde importan las plantillas, las bibliotecas de activos compartidos y un poco de gobernanza. Almacene la plantilla maestra donde todos puedan acceder a ella, guarde los logotipos e iconos aprobados en un solo lugar y haga que la versión correcta sea la más fácil de obtener. Cuanto más difícil sea hacer lo incorrecto, más a menudo la gente hará lo correcto.

También ayuda tratar las presentaciones como parte de su conjunto de herramientas más amplio, en lugar de como un caso especial. La misma biblioteca que contiene sus plantillas de marca para documentos y publicaciones sociales también debe contener su plantilla de presentación. Cuando todo convive, mantenerse consistente deja de ser una tarea y pasa a ser lo predeterminado.

Errores comunes de presentación que debe evitar

Algunas trampas atrapan a casi todos. La primera es la diapositiva "todo en uno", donde un presentador intenta meter todo un argumento en una sola pantalla porque le preocupa olvidar un punto. La segunda es la presentación "urraca", cosida a partir de diapositivas antiguas con estilos que no coinciden. La tercera es olvidar que la presentación se compartirá después de la reunión, lo que significa que debe tener sentido sin que usted la narre, o que necesita una versión separada y más completa para enviar.

Luego está el punto ciego de la accesibilidad. El texto de bajo contraste, las fuentes diminutas y los gráficos codificados por colores que se desmoronan para los espectadores daltónicos excluyen silenciosamente a parte de su audiencia. Diseñar con el contraste y la legibilidad en mente no solo es amable, sino que hace que sus diapositivas sean más claras para todos, de la misma manera que un posicionamiento de marca bien pensado funciona porque es claro, no ingenioso.

Cuando la presentación es la primera impresión de la marca

Para muchas empresas, una presentación de ventas o un seminario web es el primer encuentro profundo que alguien tiene con la marca. Puede que hayan visto el logotipo o se hayan saltado una publicación, pero la presentación es donde realmente se involucran. Esto la convierte en una prima cercana de otras primeras impresiones de alto riesgo, como una tarjeta de visita memorable o un sitio web de aspecto profesional pulido. Cada una es un momento en el que la marca confirma la promesa que ha estado haciendo o la socava silenciosamente.

Así que el objetivo no es convertir a cada presentador en un diseñador gráfico. Es construir un sistema donde hacer lo correcto para la marca sea lo fácil, y donde la empresa se presente con su propia identidad, ya sea que la presentación se haya construido en dos semanas o en dos horas. Si necesita ayuda para convertir sus diapositivas en un sistema cohesionado, nuestro equipo estará encantado de conversar al respecto.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Nielsen Norman Group. "Guía de diseño de presentaciones y diapositivas". nngroup.com.
2. Harvard Business Review. "Cómo hacer una gran presentación". hbr.org.
3. Soporte de Microsoft. "Consejos para crear y ofrecer una presentación eficaz". support.microsoft.com.